Définition de vos adresses
Vous pouvez définir plusieurs alias et plusieurs boîtes à messages pour votre organisation. Le tout est de savoir comme le mieux les utiliser.
Situation la plus commune : alias pour les rôles
Le plus courant est d’utiliser les alias comme adresse email de rôle, tandis que les boîtes à messages sont les adresses email personnelles. De cette manière, l’identité email de votre organisation vis-à-vis de vos interlocuteurs ne changera pas même si les personnes qui y travaillent changent.
Nous vous suggérons donc d’avoir un alias général pour votre organisation, du genre info@votredomaine.be ou plusieurs, un par service (ex : communication@votredomaine.be, formations@votredomaine.be) ou par fonction (ex : secretaire@votredomaine.be). Ces alias redirigeront automatiquement les courriers vers les boîtes personnelles d’une ou plusieurs personnes. Si plusieurs personnes sont derrière un même alias, cela permet aussi de ne pas laisser des messages sans réponse si un de vos collègues est absent.
Les adresses email personnelles seront, elles, des boîtes à messages à part entière. Chaque personne peut ainsi recevoir les messages envoyés aux alias auxquels elle appartient ainsi que les messages adressés à son adresse individuelle. Ces personnes peuvent en plus configurer leur logiciel de courrier électronique afin qu’elles puissent envoyer des messages sous leur identité individuelle ou sous l’identité des alias dont elles font partie. Chaque logiciel peut être configuré pour cela.
Moins courant : centralisation
Si les personnes au sein de votre structure changent régulièrement, un autre usage qui peut éventuellement être utile est l’utilisation d’une boîte à messages unique lue par plusieurs personnes.
Ici, à la place d’avoir un alias pour l’adresse (ou les adresses) générale(s), c’est une véritable boîte à messages qui est définie. Les messages sont donc stockés sur notre serveur lorsqu’ils arrivent à info@votredomaine.be.
Si vous utilisez le protocole IMAP, les messages lus et non lus resteront stockés sur le serveur de Cassiopea. Cela permettra à différentes personnes d’y avoir accès à différents moments. Vous pouvez même créer des dossiers et sous-dossier pour y trier vos messages de manière automatique. Ensuite, il vous faudra juste définir quelques petites règles pour la consultation de cette boîte (qui est en charge de supprimer, qui répond, qui trie, etc.). Vous pouvez vous aider des drapeaux (ou flags) sur les messages pour vous y aider.
Un alias ou une liste de discussion ?
Lorsqu’on utilise un alias de rôle, on est parfois tenter de créer des alias de groupe. C’est en effet alors une manière facile de distribuer du courrier à toute une liste de personnes.
Mais attention, la sémantique n’est pas la même ! Les personnes présentent dans le groupe pourraient vouloir en être retirées ou pourraient avoir besoin de recevoir vos messages sur une autre adresse email. Le plus simple pour répondre à toutes ces situations et de mettre en place une liste de type groupe de travail. Cela est possible grâce à notre outil Sympa.
Modification d’une adresse
Si vous voulez ajouter ou modifier un alias vers une adresse email ou une boîte à messages, il vous suffit de vous connecter à Bechamail avec vos identifiants fournit par notre support. Il n’y a donc pas de limite au nombre d’alias ... hormis votre motivation à les créer vous même !
Si vous ne vous en sortez pas, vous pouvez aussi contacter l’équipe support qui s’en chargera pour vous dans la mesure de ses disponibilités et dans une certaine mesure. Ce pan de notre support étant réalisé à titre gracieux par notre équipe bénévole ...
Hors de ces limites, veuillez consulter nos conditions tarifaires.
